Schluss mit der Vorerfassung von Hand.Beleg rein, fertiger Buchungssatz raus.
buchungswerk.ai prüft und kontiert jeden Beleg, bevor er in DATEV oder Lexware geht — mit ehrlicher Konfidenz-Ampel und Gesetzes-Fundstelle. Die Endfreigabe bleibt bei Ihnen.
- Bis zu 99 % der Vorerfassung automatisiert (Mess-Ziel)
- GoBD-Audit-Trail mit Fundstelle je Entscheidung
- Sie bleiben in DATEV / Lexware — kein Systemwechsel
- GoBD-konform
- DSGVO & EU-Hosting
- läuft vor DATEV / Lexware
- Endfreigabe beim Menschen
Ablauf: Ein Beleg kommt per WhatsApp herein, die KI scannt ihn, vergibt eine grüne Konfidenz-Ampel (0,96), schlägt Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel mit Gesetzes-Fundstelle vor — fertig für den Export nach DATEV oder Lexware.
So funktioniert's
In drei Schritten zum fertigen Buchungssatz
- 01
Beleg rein
Per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner oder E-Mail — ganz wie es passt.
Mandanten fotografieren Belege unterwegs und schicken sie per WhatsApp. Papier wandert in den Scan-Ordner. E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) werden direkt strukturiert eingelesen.
- 02
KI prüft & kontiert
SKR03/04, Gegenkonto, Steuerschlüssel — mit Konfidenz-Ampel.
Vollständiger Buchungsvorschlag pro Beleg: Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel. Sonderfälle wie §13b, Bewirtung, Reisekosten oder GWG werden erkannt. Jeder Beleg bekommt eine Ampel: grün ≥ 0,90, gelb 0,80–0,89, rot < 0,80.
- 03
Mensch gibt frei & exportiert
Sie prüfen, geben frei und exportieren in Ihr System.
Sie konzentrieren sich auf gelb und rot, grün läuft durch. Nach Ihrer Freigabe geht der Export in eines von 16 Zielsystemen — die Festschreibung bleibt in Ihrer gewohnten Software.
Zwei Wege, ein Ziel
Was beschäftigt Sie gerade?
buchungswerk.ai löst beide Seiten des gleichen Problems — wählen Sie den Weg, der zu Ihnen passt.
Für Kanzleien & Buchhalter
Mehr Marge pro Mandant — ohne mehr Stunden.
- Teure manuelle Vorerfassung frisst die Marge
- Belege kommen unsortiert und verspätet
- Mandanten-Nachfragen kosten ständig Zeit
Für Selbstständige & Unternehmen
Beleg fotografieren — fertig vorkontiert für den Steuerberater.
- Belege sammeln sich im Auto, im Postfach, überall
- Am Monatsende fehlt immer die Hälfte
- Der Steuerberater fragt ständig nach
Warum buchungswerk.ai
Vertrauen entsteht durch Nachvollziehbarkeit
Ehrliche Konfidenz-Ampel
Jeder Beleg bekommt eine nachvollziehbare Sicherheits-Bewertung: grün ab 0,90, gelb von 0,80 bis 0,89, rot unter 0,80. Sie sehen sofort, wo Sie hinschauen müssen — statt blindem Vertrauen.
Gesetzes-Fundstelle je Entscheidung
Wo ein Steuerbezug besteht, liefert die KI die Quelle mit — z. B. „EStG § 48 Abs. 2“ oder ein BMF-Schreiben mit Datum. Das macht jeden Vorschlag prüfbar und unterstützt die GoBD-Nachvollziehbarkeit.
GoBD-Audit-Trail mit Hash-Chain
Jede Beleg-Mutation und jede KI-Entscheidung landet unveränderbar in einer SHA-256-Hash-Chain mit ISO-8601-Zeitstempeln — 10 Jahre aufbewahrt, lückenlos prüfbar.
WhatsApp, Scan oder E-Mail
Belege kommen rein, wie es am einfachsten ist: per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner, Drag-and-Drop oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Kein Portal-Zwang für Ihre Mandanten.
16 Export-Zielsysteme
Sie wechseln Ihr Buchungssystem nicht. buchungswerk.ai exportiert in 16 Systeme — DATEV-EXTF, Lexware, sevdesk und mehr. Investitionsschutz statt Migrationsschmerz.
EU-Hosting & niedrige Kosten pro Beleg
Gehostet in der EU (Azure, KI-Verarbeitung in Schweden). Durch einen Hybrid-LLM-Stack zielen wir auf Kosten von wenigen Cent pro verarbeitetem Beleg.
Konversationeller Onboarding-Agent
Ein geführter Assistent richtet Mandanten ein — ein Foto des DATEV-Stammdatenblatts plus EXTF-Export, und ein neuer Mandant ist in wenigen Minuten produktiv.
Endfreigabe bleibt beim Menschen
buchungswerk.ai ist Vorprüfer, kein Buchungs-Bot. Festschreibung und Freigabe machen Sie — die KI nimmt Ihnen nur die Vorerfassung ab. StBerG-konform by design.
Kurz verglichen
buchungswerk.ai im Vergleich
Produkt-Kategorie
- buchungswerk.ai
- KI-Belegvorprüfer (vor dem Buchungssystem)
- Lexware
- Buchungssoftware
- DATEV
- Buchungssoftware / Kanzlei-Plattform
- sevdesk
- Buchungssoftware (Cloud)
- manuelle Vorerfassung
- Mensch
KI-Belegvorprüfung mit Kontierungsvorschlag
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- teilweise
- DATEV
- teilweise
- sevdesk
- teilweise
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Ehrliche Konfidenz-Ampel je Beleg (Schwellen offengelegt)
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- Nein
- DATEV
- Nein
- sevdesk
- Nein
- manuelle Vorerfassung
- Nein
WhatsApp- / Foto-Intake für Mandanten
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- Nein
- DATEV
- Nein
- sevdesk
- teilweise
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Gesetzes-Fundstelle je KI-Entscheidung
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- Nein
- DATEV
- Nein
- sevdesk
- Nein
- manuelle Vorerfassung
- manuell
GoBD-Audit-Trail mit Hash-Chain
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- teilweise
- DATEV
- Ja
- sevdesk
- teilweise
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Export-Zielsysteme
- buchungswerk.ai
- 16 Systeme
- Lexware
- eigenes Format
- DATEV
- eigenes Format
- sevdesk
- eigenes Format / API
- manuelle Vorerfassung
- —
EU-Hosting der KI-Verarbeitung
- buchungswerk.ai
- ja (Schweden)
- Lexware
- —
- DATEV
- —
- sevdesk
- ja (EU)
- manuelle Vorerfassung
- —
Konversationeller Onboarding-Agent
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- Nein
- DATEV
- Nein
- sevdesk
- Nein
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Läuft VOR dem Buchungssystem (ersetzt es nicht)
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- n/a
- DATEV
- n/a
- sevdesk
- n/a
- manuelle Vorerfassung
- n/a
Vergleich nach bestem Wissen, Stand 05/2026. Alle Angaben sind sachlich und nachprüfbar; genannte Marken sind Eigentum der jeweiligen Anbieter. buchungswerk.ai ist ein Belegvorprüfer und kein Ersatz für ein Buchungssystem oder eine Steuerberatung. Funktionsumfang der Vergleichsprodukte kann je nach Tarif abweichen.
Integrationen
Exportiert in 16 Buchhaltungssysteme
Sie wechseln Ihr System nicht — buchungswerk.ai liefert in das, womit Sie heute arbeiten.
- DATEV
- Lexware Buchhalter Premium
- sevdesk
- DATEV
- Lexware Buchhalter Premium
- sevdesk
- ADDISON (Wolters Kluwer)
- AGENDA
- Taxpool-Buchhalter
- BuchhaltungsButler
- Scopevisio
- FastBill
- CANDIS
- orgaMAX
- Papierkram
- Collmex
- Sage (50 / Business Cloud)
- BMD (NTCS)
- SAP Business One
Plus E-Rechnungs-Formate
- ZUGFeRD 2.x (EN 16931)
- XRechnung
- Factur-X
Funktionen
Alles, was die Vorerfassung wirklich braucht
Von der E-Rechnung über §13b bis zum Bankabgleich: buchungswerk.ai deckt genau die Fälle ab, die manuell am meisten Zeit kosten.
E-Rechnung ZUGFeRD & XRechnung
Strukturierte Rechnungen (PDF/A-3 mit XML oder reines XML) werden ohne OCR-Verlust gelesen — bereit für die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025/2027/2028.
Sonderfälle: §13b, Bewirtung, Reisekosten, GWG
Der Sonderfall-Agent erkennt Reverse-Charge (§13b), Bewirtungsbelege mit Aufteilung, Reisekosten mit BMF-Pauschalen, GWG und Auslandssachverhalte — die typischen Stolperfallen.
Branchen-Logik
Kuratierte SKR03/04-Mappings und Sonderfall-Regeln für Branchen wie Bauhandwerk, Gastronomie, Heilberufe, Einzelhandel und Beratung — passende Konten ab dem ersten Beleg.
Bankabgleich & Skonto
Transaktionen werden Belegen zugeordnet, Skonto erkannt und Konflikte in einer Inbox gesammelt. Optional via PSD2-Banking-Anbindung mit Multi-Bank pro Mandant.
Mandanten-Chat-Agent
Rückfragen an Mandanten laufen automatisch per WhatsApp in höflicher Sie-Form — mit SLA-Tracking, damit nichts liegen bleibt.
Legal-RAG-Fundstellen
Steuerbezogene Vorschläge tragen ihre Quelle: Paragraf, BMF-Schreiben und Stand-Datum. Jede Fundstelle landet im Audit-Log und im Decision-Log.
GoBD-Audit-Trail
Hash-Chain (SHA-256), ISO-8601-Zeitstempel, Verfahrensdokumentation und Außenprüfung-Pack (Z3-Export) — Betriebsprüfung auf Knopfdruck.
Onboarding-Agent
Geführter Wizard plus Foto-Onboarding: DATEV-Stammdatenblatt fotografieren, drei Monate EXTF importieren — neuer Mandant in Minuten produktiv.
Sicherheit & Compliance
Gebaut für die Anforderungen deutscher Buchhaltung
GoBD, DSGVO und StBerG sind keine Nachgedanken, sondern in jede Entscheidung eingebaut — von der Hash-Chain bis zur menschlichen Endfreigabe.
GoBD-konform
Unveränderbarer Audit-Trail mit ISO-8601-Zeitstempeln und SHA-256-Hash-Chain, 10 Jahre Aufbewahrung. Verfahrensdokumentation und Z3-Export für die Außenprüfung inklusive.
DSGVO & EU-Hosting
Gehostet in der EU (Azure), KI-Verarbeitung in Schweden. Strikte Mandantentrennung über Row-Level-Security, PII-Redaction im Logging, AVV-fähig.
StBerG-konform
buchungswerk.ai ersetzt keine Steuerberatung. Vorschläge sind als solche erkennbar (mit Fundstelle), die Endfreigabe trifft immer ein Mensch.
AVV & Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verfügbar. Betroffenenrechte (Art. 17/20) und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) sind abgebildet.
Häufige Fragen
Antworten auf das, was Sie wissen wollen
Ersetzt buchungswerk.ai mein DATEV oder Lexware?
Nein. buchungswerk.ai ist ein Belegvorprüfer, der VOR Ihrem Buchungssystem läuft. Die Festschreibung bleibt in DATEV oder Lexware. Wir exportieren in 16 Zielsysteme, damit Sie nicht wechseln müssen.
Ist das eine Steuerberatung?
Nein. buchungswerk.ai macht Vorschläge — erkennbar als solche und mit Gesetzes-Fundstelle, wo ein Steuerbezug besteht. Die Endfreigabe trifft immer ein Mensch. Das entspricht dem StBerG.
Was bedeutet die Konfidenz-Ampel?
Jeder Beleg bekommt eine Sicherheits-Bewertung: grün ab 0,90 läuft durch, gelb von 0,80 bis 0,89 sollte geprüft werden, rot unter 0,80 braucht Ihre Aufmerksamkeit. So sehen Sie sofort, wo es sich lohnt hinzuschauen.
Wo werden meine Daten verarbeitet?
In der EU. Die Infrastruktur läuft auf Azure, die KI-Verarbeitung in Schweden. Mandanten sind über Row-Level-Security strikt getrennt, und wir sind AVV-fähig nach Art. 28 DSGVO.
Wie kommen Belege in das System?
Per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner, Drag-and-Drop oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Mandanten brauchen kein Portal und kein Passwort — ein Foto reicht.
Was kostet die Verarbeitung?
Durch einen Hybrid-LLM-Stack zielen wir auf wenige Cent pro verarbeitetem Beleg. Die Tarife richten sich nach der Anzahl Ihrer Mandanten — Details auf der Preise-Seite.
Bereit, die Vorerfassung abzugeben?
Belege rein, fertige Buchungssätze raus. Mit Ampel, Fundstelle und GoBD-Audit-Trail — die Freigabe bleibt bei Ihnen.