Schluss mit der Vorerfassung von Hand.Beleg rein, fertiger Buchungssatz raus.
buchungswerk.ai prüft und kontiert jeden Beleg, bevor er in DATEV oder Lexware geht — mit Konfidenz-Ampel und Fundstellen-Hinweisen (sofern aktiviert). Die Endfreigabe bleibt bei Ihnen.
- Unser Ziel: bis zu 99 % der Vorerfassung automatisieren
- GoBD-Audit-Trail mit Fundstellen-Hinweisen aus dem Rechtsquellen-Index (sofern für Ihre Kanzlei aktiviert)
- Sie bleiben in DATEV / Lexware — kein Systemwechsel
- Unveränderbarer GoBD-Audit-Trail
- DSGVO & EU-Hosting
- läuft vor DATEV / Lexware
- Endfreigabe beim Menschen
Ablauf: Ein Beleg kommt per WhatsApp herein, die KI scannt ihn, vergibt eine grüne Konfidenz-Ampel (0,96), schlägt Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel mit Fundstellen-Hinweis (sofern aktiviert) vor — fertig für den Export nach DATEV oder Lexware.
So funktioniert's
In drei Schritten zum freigabebereiten Buchungssatz
- 01
Beleg rein
Per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner oder E-Mail — ganz wie es passt.
Mandanten fotografieren Belege unterwegs und schicken sie per WhatsApp. Papier wandert in den Scan-Ordner. E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) werden direkt strukturiert eingelesen.
- 02
KI prüft & kontiert
SKR03/04, Gegenkonto, Steuerschlüssel — mit Konfidenz-Ampel.
Vollständiger Buchungsvorschlag pro Beleg: Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel. Sonderfälle wie §13b, Bewirtung, Reisekosten oder GWG werden erkannt. Jeder Beleg bekommt eine Ampel: grün ≥ 0,90, gelb 0,80–0,89, rot < 0,80.
- 03
Mensch gibt frei & exportiert
Sie prüfen, geben frei und exportieren in Ihr System.
Sie konzentrieren sich auf gelb und rot, grüne Belege geben Sie mit einem Klick frei. Nach Ihrer Freigabe exportieren Sie nach DATEV oder Lexware — die Festschreibung bleibt in Ihrer gewohnten Software.
Zwei Wege, ein Ziel
Was beschäftigt Sie gerade?
buchungswerk.ai löst beide Seiten des gleichen Problems — wählen Sie den Weg, der zu Ihnen passt.
Für Kanzleien & Buchhalter
Mehr Marge pro Mandant — ohne mehr Stunden.
- Teure manuelle Vorerfassung frisst die Marge
- Belege kommen unsortiert und verspätet
- Mandanten-Nachfragen kosten ständig Zeit
Für Selbstständige & Unternehmen
Beleg fotografieren — vorkontiert für Ihren Steuerberater.
- Belege sammeln sich im Auto, im Postfach, überall
- Am Monatsende fehlt immer die Hälfte
- Der Steuerberater fragt ständig nach
Warum buchungswerk.ai
Vertrauen entsteht durch Nachvollziehbarkeit
Konfidenz-Ampel mit offenen Schwellen
Jeder Beleg bekommt eine nachvollziehbare Sicherheits-Bewertung: grün ab 0,90, gelb von 0,80 bis 0,89, rot unter 0,80. Sie sehen sofort, wo Sie hinschauen müssen — statt blindem Vertrauen.
Fundstellen-Hinweise aus dem Rechtsquellen-Index
Wo ein Steuerbezug besteht, nennt die KI die Quelle — z. B. „EStG § 48 Abs. 2“ oder ein BMF-Schreiben mit Datum —, sofern der Rechtsquellen-Index für Ihre Kanzlei aktiviert ist. Das macht Vorschläge prüfbar und unterstützt die GoBD-Nachvollziehbarkeit.
GoBD-Audit-Trail mit Hash-Chain
Jede Beleg-Mutation und jede KI-Entscheidung landet unveränderbar in einer SHA-256-Hash-Chain mit ISO-8601-Zeitstempeln — 10 Jahre aufbewahrt, lückenlos prüfbar.
WhatsApp, Scan oder E-Mail
Belege kommen rein, wie es am einfachsten ist: per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner, Drag-and-Drop oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Kein Portal-Zwang für Ihre Mandanten.
Export nach DATEV und Lexware
Sie wechseln Ihr Buchungssystem nicht. buchungswerk.ai liefert einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) oder eine Lexware-CSV — Sie importieren und schreiben fest wie gewohnt. Weitere Systeme sind in Vorbereitung.
EU-Hosting & niedrige Kosten pro Beleg
App und Daten gehostet in der EU (Azure); die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA). Durch einen Hybrid-LLM-Stack zielen wir auf Kosten von wenigen Cent pro verarbeitetem Beleg.
Konversationeller Onboarding-Agent
Ein geführter Assistent richtet Mandanten ein — aus einem Foto des DATEV-Stammdatenblatts und einem EXTF-Export übernimmt er Stammdaten und Buchungshistorie.
Endfreigabe bleibt beim Menschen
buchungswerk.ai ist Vorprüfer, kein Buchungs-Bot. Festschreibung und Freigabe machen Sie — die KI nimmt Ihnen nur die Vorerfassung ab.
Kurz verglichen
buchungswerk.ai im Vergleich
Produkt-Kategorie
- buchungswerk.ai
- KI-Belegvorprüfer (vor dem Buchungssystem)
- Lexware
- Buchungssoftware
- DATEV
- Buchungssoftware / Kanzlei-Plattform
- sevdesk
- Buchungssoftware (Cloud)
- manuelle Vorerfassung
- Mensch
KI-Belegvorprüfung mit Kontierungsvorschlag
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Konfidenz-Ampel je Beleg (Schwellen offengelegt)
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- Nein
WhatsApp- / Foto-Intake für Mandanten
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Fundstellen-Hinweise aus dem Rechtsquellen-Index
- buchungswerk.ai
- ja, sofern aktiviert
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- manuell
GoBD-Audit-Trail mit Hash-Chain
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Export-Zielsysteme
- buchungswerk.ai
- DATEV (EXTF), Lexware (CSV); weitere in Vorbereitung
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- —
EU-Hosting der KI-Verarbeitung
- buchungswerk.ai
- nein (Anthropic, USA)
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- —
Konversationeller Onboarding-Agent
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- k. A.
- DATEV
- k. A.
- sevdesk
- k. A.
- manuelle Vorerfassung
- Nein
Läuft VOR dem Buchungssystem (ersetzt es nicht)
- buchungswerk.ai
- Ja
- Lexware
- n/a
- DATEV
- n/a
- sevdesk
- n/a
- manuelle Vorerfassung
- n/a
Vergleich nach bestem Wissen, Stand 05/2026. Funktionen anderer Anbieter nennen wir nur mit Quelle; „k. A.“ heißt: keine geprüfte Angabe. Fundstellen-Hinweise erscheinen, sofern der Rechtsquellen-Index für Ihre Kanzlei aktiviert ist. Genannte Marken sind Eigentum der jeweiligen Anbieter. buchungswerk.ai ist ein Belegvorprüfer und kein Ersatz für ein Buchungssystem oder eine Steuerberatung. Funktionsumfang der Vergleichsprodukte kann je nach Tarif abweichen.
Integrationen
Export nach DATEV und Lexware
Sie wechseln Ihr System nicht — buchungswerk.ai liefert einen DATEV-Buchungsstapel oder eine Lexware-CSV zum Import. Weitere Systeme sind in Vorbereitung.
- DATEV (EXTF-Buchungsstapel)
- Lexware (CSV-Import)
In Vorbereitung
- DATEV Unternehmen online
- sevdesk
- ADDISON (Wolters Kluwer)
- AGENDA
- Sage (50 / Business Cloud)
- BMD (NTCS)
- BuchhaltungsButler
- CANDIS
- Collmex
- FastBill
- orgaMAX
- Papierkram
- Scopevisio
- Taxpool-Buchhalter
- SAP Business One
Plus E-Rechnung im Eingang
- ZUGFeRD 2.x (EN 16931)
- XRechnung
- Factur-X
Funktionen
Alles, was die Vorerfassung wirklich braucht
Von der E-Rechnung über §13b bis zum Bankabgleich: buchungswerk.ai deckt genau die Fälle ab, die manuell am meisten Zeit kosten.
E-Rechnung ZUGFeRD & XRechnung
Strukturierte Rechnungen (PDF/A-3 mit XML oder reines XML) werden ohne OCR-Verlust gelesen — bereit für die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025/2027/2028.
Sonderfälle: §13b, Bewirtung, Reisekosten, GWG
Der Sonderfall-Agent erkennt Reverse-Charge (§13b), Bewirtungsbelege mit Aufteilung, Reisekosten mit BMF-Pauschalen, GWG und Auslandssachverhalte — die typischen Stolperfallen.
Branchen-Logik
Kuratierte SKR03/04-Mappings und Sonderfall-Regeln für Branchen wie Bauhandwerk, Gastronomie, Heilberufe, Einzelhandel und Beratung — passende Konten ab dem ersten Beleg.
Bankabgleich & Skonto
Transaktionen werden Belegen zugeordnet, Skonto erkannt und Konflikte in einer Inbox gesammelt. Optional via PSD2-Banking-Anbindung mit Multi-Bank pro Mandant.
Mandanten-Chat-Agent
Rückfragen an Mandanten laufen automatisch per WhatsApp in höflicher Sie-Form — mit SLA-Tracking, damit nichts liegen bleibt.
Fundstellen-Hinweise
Steuerbezogene Vorschläge tragen ihre Quelle: Paragraf, BMF-Schreiben und Stand-Datum (sofern für Ihre Kanzlei aktiviert). Jede Fundstelle landet im Audit-Log und im Decision-Log, sofern aktiviert.
GoBD-Audit-Trail
Hash-Chain (SHA-256), ISO-8601-Zeitstempel, Verfahrensdokumentation und Außenprüfung-Pack (Z3-Export) — Betriebsprüfung auf Knopfdruck.
Onboarding-Agent
Geführter Wizard plus Foto-Onboarding: DATEV-Stammdatenblatt fotografieren und EXTF-Buchungen importieren — die Einrichtung läuft im geführten Onboarding.
Sicherheit & Compliance
Gebaut für die Anforderungen deutscher Buchhaltung
GoBD, DSGVO und StBerG sind keine Nachgedanken, sondern in jede Entscheidung eingebaut — von der Hash-Chain bis zur menschlichen Endfreigabe.
GoBD: unveränderbarer Audit-Trail
Unveränderbarer Audit-Trail mit ISO-8601-Zeitstempeln und SHA-256-Hash-Chain, 10 Jahre Aufbewahrung. Verfahrensdokumentation und Z3-Export für die Außenprüfung inklusive.
DSGVO & EU-Hosting
App und Daten gehostet in der EU (Azure); die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA), offengelegt in der Datenschutzerklärung. Strikte Mandantentrennung über Row-Level-Security, PII-Redaction im Logging, AVV-fähig.
Keine Steuerberatung
buchungswerk.ai ersetzt keine Steuerberatung. Vorschläge sind als solche erkennbar (mit Fundstellen-Hinweis, sofern aktiviert), die Endfreigabe trifft immer ein Mensch.
AVV & Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verfügbar. Betroffenenrechte (Art. 17/20) und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) sind abgebildet.
Häufige Fragen
Antworten auf das, was Sie wissen wollen
Ersetzt buchungswerk.ai mein DATEV oder Lexware?
Nein. buchungswerk.ai ist ein Belegvorprüfer, der VOR Ihrem Buchungssystem läuft. Die Festschreibung bleibt in DATEV oder Lexware. Wir liefern den Export als DATEV-Buchungsstapel oder Lexware-CSV, damit Sie nicht wechseln müssen. Weitere Systeme sind in Vorbereitung.
Ist das eine Steuerberatung?
Nein. buchungswerk.ai macht Vorschläge — erkennbar als solche und mit Fundstellen-Hinweis, wo ein Steuerbezug besteht (sofern für Ihre Kanzlei aktiviert). Die Endfreigabe trifft immer ein Mensch, die steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Was bedeutet die Konfidenz-Ampel?
Jeder Beleg bekommt eine Sicherheits-Bewertung: grün ab 0,90 ist bereit zur Freigabe, gelb von 0,80 bis 0,89 sollte geprüft werden, rot unter 0,80 braucht Ihre Aufmerksamkeit. So sehen Sie sofort, wo es sich lohnt hinzuschauen.
Wo werden meine Daten verarbeitet?
App, Datenbank und Belegablage liegen in der EU (Microsoft Azure). Für die KI-Auswertung übermitteln wir Belegdaten an Anthropic PBC (USA); Details stehen in der Datenschutzerklärung. Mandanten sind über Row-Level-Security strikt getrennt, und wir sind AVV-fähig nach Art. 28 DSGVO.
Wie kommen Belege in das System?
Per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner, Drag-and-Drop oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Mandanten brauchen kein Portal und kein Passwort — ein Foto reicht.
Was kostet die Verarbeitung?
Durch einen Hybrid-LLM-Stack zielen wir auf wenige Cent pro verarbeitetem Beleg. Die Tarife richten sich nach der Anzahl Ihrer Mandanten — Details auf der Preise-Seite.
Bereit, die Vorerfassung abzugeben?
Belege rein, vorkontierte Buchungsvorschläge raus. Mit Ampel und GoBD-Audit-Trail — die Freigabe bleibt bei Ihnen.