Mehr Mandanten annehmen —ohne mehr Personal einzustellen.
Die teure manuelle Vorerfassung übernimmt die KI. Sie prüfen nur noch, was die Ampel auf Gelb oder Rot setzt, geben frei und schreiben in DATEV oder Lexware fest. So wächst die Mandantenzahl, nicht die Lohnkosten.
- Unveränderbarer GoBD-Audit-Trail
- DSGVO & EU-Hosting
- läuft vor DATEV / Lexware
- Endfreigabe beim Menschen
Was das für Ihre Kanzlei bedeutet
Marge schützen, Routine abgeben, prüfbereit bleiben
Die Vorerfassung ist die teuerste Stunde pro Mandant — und die am wenigsten wertvolle. buchungswerk.ai nimmt sie Ihnen ab, ohne dass Sie Ihr System oder Ihre Arbeitsweise ändern.
Unser Ziel: bis zu 99 % der Vorerfassung automatisieren
GoBD-Audit-Trail mit Fundstellen-Hinweisen aus dem Rechtsquellen-Index (sofern für Ihre Kanzlei aktiviert)
Sie bleiben in DATEV / Lexware — kein Systemwechsel
Mandanten-Rückfragen automatisch per WhatsApp
So läuft es in Ihrer Kanzlei
Der Mandant liefert, die KI erfasst vor, Sie geben frei
- 01
Beleg rein
Per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner oder E-Mail — ganz wie es passt.
Mandanten fotografieren Belege unterwegs und schicken sie per WhatsApp. Papier wandert in den Scan-Ordner. E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) werden direkt strukturiert eingelesen.
- 02
KI prüft & kontiert
SKR03/04, Gegenkonto, Steuerschlüssel — mit Konfidenz-Ampel.
Vollständiger Buchungsvorschlag pro Beleg: Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel. Sonderfälle wie §13b, Bewirtung, Reisekosten oder GWG werden erkannt. Jeder Beleg bekommt eine Ampel: grün ≥ 0,90, gelb 0,80–0,89, rot < 0,80.
- 03
Mensch gibt frei & exportiert
Sie prüfen, geben frei und exportieren in Ihr System.
Sie konzentrieren sich auf gelb und rot, grüne Belege geben Sie mit einem Klick frei. Nach Ihrer Freigabe exportieren Sie nach DATEV oder Lexware — die Festschreibung bleibt in Ihrer gewohnten Software.
Warum buchungswerk.ai
Vertrauen entsteht durch Nachvollziehbarkeit
Konfidenz-Ampel mit offenen Schwellen
Jeder Beleg bekommt eine nachvollziehbare Sicherheits-Bewertung: grün ab 0,90, gelb von 0,80 bis 0,89, rot unter 0,80. Sie sehen sofort, wo Sie hinschauen müssen — statt blindem Vertrauen.
Fundstellen-Hinweise aus dem Rechtsquellen-Index
Wo ein Steuerbezug besteht, nennt die KI die Quelle — z. B. „EStG § 48 Abs. 2“ oder ein BMF-Schreiben mit Datum —, sofern der Rechtsquellen-Index für Ihre Kanzlei aktiviert ist. Das macht Vorschläge prüfbar und unterstützt die GoBD-Nachvollziehbarkeit.
GoBD-Audit-Trail mit Hash-Chain
Jede Beleg-Mutation und jede KI-Entscheidung landet unveränderbar in einer SHA-256-Hash-Chain mit ISO-8601-Zeitstempeln — 10 Jahre aufbewahrt, lückenlos prüfbar.
WhatsApp, Scan oder E-Mail
Belege kommen rein, wie es am einfachsten ist: per WhatsApp-Foto, Scan-Ordner, Drag-and-Drop oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Kein Portal-Zwang für Ihre Mandanten.
Export nach DATEV und Lexware
Sie wechseln Ihr Buchungssystem nicht. buchungswerk.ai liefert einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) oder eine Lexware-CSV — Sie importieren und schreiben fest wie gewohnt. Weitere Systeme sind in Vorbereitung.
EU-Hosting & niedrige Kosten pro Beleg
App und Daten gehostet in der EU (Azure); die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA). Durch einen Hybrid-LLM-Stack zielen wir auf Kosten von wenigen Cent pro verarbeitetem Beleg.
Konversationeller Onboarding-Agent
Ein geführter Assistent richtet Mandanten ein — aus einem Foto des DATEV-Stammdatenblatts und einem EXTF-Export übernimmt er Stammdaten und Buchungshistorie.
Endfreigabe bleibt beim Menschen
buchungswerk.ai ist Vorprüfer, kein Buchungs-Bot. Festschreibung und Freigabe machen Sie — die KI nimmt Ihnen nur die Vorerfassung ab.
Prüfbereit & nachvollziehbar
Gebaut für die Anforderungen Ihrer Außenprüfung
Jede Beleg-Mutation und jede KI-Entscheidung landet unveränderbar im Audit-Trail — mit Fundstellen-Hinweis, wo ein Steuerbezug besteht (sofern für Ihre Kanzlei aktiviert). Die Endfreigabe trifft immer ein Mensch.
GoBD: unveränderbarer Audit-Trail
Unveränderbarer Audit-Trail mit ISO-8601-Zeitstempeln und SHA-256-Hash-Chain, 10 Jahre Aufbewahrung. Verfahrensdokumentation und Z3-Export für die Außenprüfung inklusive.
DSGVO & EU-Hosting
App und Daten gehostet in der EU (Azure); die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA), offengelegt in der Datenschutzerklärung. Strikte Mandantentrennung über Row-Level-Security, PII-Redaction im Logging, AVV-fähig.
Keine Steuerberatung
buchungswerk.ai ersetzt keine Steuerberatung. Vorschläge sind als solche erkennbar (mit Fundstellen-Hinweis, sofern aktiviert), die Endfreigabe trifft immer ein Mensch.
AVV & Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verfügbar. Betroffenenrechte (Art. 17/20) und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) sind abgebildet.
Pilot-Platz für Ihre Kanzlei sichern
Sehen Sie an Ihren eigenen Mandanten-Belegen, wie viel Vorerfassung die KI übernimmt. Demo unverbindlich, Pilot-Plätze sind begrenzt.