Schritt für Schrittdurch buchungswerk.ai

Erster Login: Magic-Link, Google oder Microsoft

So loggen Sie sich das erste Mal in buchungswerk.ai ein — egal ob mit E-Mail-Magic-Link, Google- oder Microsoft-Account. Mit Hinweisen zu typischen Fallstricken bei Pop-up-Blockern und Firmen-IT.

6 Schritte · Anleitung öffnen

Mandantenverwaltung

6 Min

Mandant anlegen: Stammdaten, Kontenrahmen, Branchen-Card

Ein neuer Mandant — vom Onboarding-Agent bis zur fertigen Mandanten-Card. Diese Anleitung führt Sie durch die fünf Pflicht-Felder und zeigt, welche Sonderregeln Sie jetzt schon eintragen sollten.

Mandanten-Card: Spezialregeln und Branchen-Override

Die Mandanten-Card ist das mächtigste Konfigurations-Element. Hier hinterlegen Sie individuelle Regeln, die die globale Branchen-Logik schlagen. Wann es sich lohnt, was Sie eintragen — und was Sie besser lassen.

Belege

Belege hochladen: Foto, Scan, ZUGFeRD, XRechnung

Alle Wege, einen Beleg in buchungswerk.ai zu bekommen — und welcher Weg sich wann eignet. Mit Tipps für gute Foto-Qualität und Hinweisen zur ZUGFeRD-Erkennung.

Beleg prüfen und freigeben: Konfidenz-Ampel verstehen

Grün, gelb, rot — die drei Farben der Konfidenz-Ampel entscheiden über Ihren Arbeitsablauf. Diese Anleitung zeigt, was hinter jeder Farbe steckt und wie Sie effizient durch die Beleg-Liste arbeiten.

Export

DATEV-Export: EXTF generieren und einlesen

Wie Sie freigegebene Belege als DATEV-EXTF exportieren und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einlesen — inklusive der häufigsten Stolperfallen mit Encoding und Mandanten-Nummern.

Lexware-Export: EXTF oder CSV-Watchfolder

Lexware Buchhalter Premium liest das gleiche EXTF-Format wie DATEV — und bietet zusätzlich einen automatischen CSV-Watchfolder. Diese Anleitung zeigt beide Wege.

Lohnabrechnung

Lohnabrechnung erstellen: Mitarbeiter, Brutto, Netto

Vom Mitarbeiter-Stammsatz bis zur fertigen Lohnabrechnung als PDF — die Lohn-Pipeline von buchungswerk.ai ist gegen die amtliche BMF-Prüftabelle (PAP-2026) verifiziert. Was Sie tun, was die Software macht.

Auswertungen

Mahnwesen: Mahnstufen 1, 2 und 3

Welche Rechnung ist überfällig, welcher Mandant bekommt heute eine Mahnung — und in welcher Stufe? buchungswerk.ai hilft Ihnen, das systematisch und höflich zu lösen.

Auswertungen: BWA lesen, KPIs verstehen

Was kann eine BWA Ihnen sagen, was nicht? Diese Anleitung führt durch die wichtigsten Auswertungen — und welche Kennzahlen Sie monatlich im Auge haben sollten.