DATEV vs. Lexware vs. Sage: Welcher Export funktioniert wie?

Die deutsche Buchhaltungslandschaft ist heterogen. DATEV dominiert die Kanzleien, Lexware viele KMU, Sage und sevdesk die Cloud-Welle. Wer eine KI-Vorprüfung einsetzt, will sich nicht festlegen — buchungswerk.ai exportiert in 16 Zielsysteme. Hier ein Blick auf die drei häufigsten.

DATEV: EXTF 700 / 710

DATEV ist das Standardformat für Kanzleien. Der EXTF-Import (auch als „ASCII-Schnittstelle” bekannt) ist gut dokumentiert, stabil und in fast jeder Kanzlei eingerichtet. Die zwei wichtigen Format-Varianten:

• EXTF 700: Buchungsstapel (Hauptkonten, Belegfelder, Steuerschlüssel)
• EXTF 710: Buchungsstapel mit erweiterten Feldern (z. B. zusätzliche Kontextinformationen)
• Header-Zeile mit Mandanten-Nummer, Berater-Nummer, Wirtschaftsjahr und Datum
• Encoding: Windows-1252 (cp1252) — UTF-8 führt zu Umlaut-Fehlern

Lexware: EXTF + CSV-Watchfolder

Lexware Buchhalter Premium liest das gleiche EXTF-Format wie DATEV — was den Wechsel zwischen Kanzlei und Mandant erheblich erleichtert. Zusätzlich gibt es einen CSV-Watchfolder-Modus: Lexware überwacht einen Ordner und importiert neue Dateien automatisch. Für kleinere Kanzleien oft der einfachste Workflow.

Was Lexware besonders macht: die Festschreibung passiert clientseitig auf dem Anwender-Rechner. Wenn Sie aus buchungswerk.ai exportieren, landet der Buchungsstapel in Lexware als „nicht festgeschrieben” — der Mensch klickt final auf Festschreiben. So bleibt die GoBD-Verantwortung beim Anwender, nicht bei der Software.

Sage 50 / Business Cloud

Sage ist ein internationaler Anbieter — die deutsche Variante (Sage 50, Sage Business Cloud) ist im KMU-Segment stark, und in Österreich und der Schweiz oft die erste Wahl. Der Export läuft entweder über CSV (Sage 50) oder über API (Business Cloud). Stolpersteine:

• Kontenrahmen ist nicht zwingend SKR03/04 — Sage hat eigene Vorbelegungen, je nach Land.
• API-Authentifizierung über OAuth2 (Business Cloud) — einmaliges Setup, danach automatisch.
• Multi-Mandanten-Trennung funktioniert anders als bei DATEV — bei Sage Cloud teilt man oft ein Konto mit dem Steuerberater.

Die 13 anderen Systeme

buchungswerk.ai exportiert außerdem in: ADDISON, AGENDA, Taxpool-Buchhalter, BuchhaltungsButler, Scopevisio, FastBill, CANDIS, orgaMAX, Papierkram, Collmex, sevdesk, BMD NTCS und SAP Business One. Die genaue Liste mit Format und Hinweis je System finden Sie auf der Integrationen-Seite.

Migrationspfad: was wenn ich von Lexware nach DATEV wechsle?

Das passiert öfter, als man denkt — typisch bei Kanzlei-Wechsel des Mandanten. Mit buchungswerk.ai bleibt der Mandant gleich, nur das Exportziel ändert sich. Was Sie tun:

• Mandanten-Card öffnen, Zielsystem von Lexware auf DATEV umstellen
• Mandanten-Nummer und Berater-Nummer der neuen Kanzlei eintragen
• Kontenrahmen prüfen (oft bleibt SKR03/04 gleich)
• Ab dem nächsten Beleg läuft der Export ins neue System — Historie bleibt unverändert