E-Rechnung 2025: Was Steuerkanzleien jetzt tun müssen

Die Reform der elektronischen Rechnung ist seit dem 01.01.2025 in Kraft. Was viele Mandanten noch nicht wissen: die Empfangs-Pflicht gilt sofort, die Versand-Pflicht wird gestaffelt eingeführt. Für Kanzleien ist das beides — Chance für eine bessere Vorerfassung und Aufklärungsauftrag gegenüber den Mandanten.

Was sagt das Gesetz?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG geändert. Eine E-Rechnung ist nach EN 16931 ein strukturiertes Datenformat — ein PDF allein reicht nicht. Akzeptiert sind in Deutschland zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).

Übergangsfristen 2025 bis 2028

Die Pflicht wird schrittweise eingeführt — wer auf welcher Stufe steht, hängt vom Vorjahresumsatz ab:

• Ab 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — egal ob Selbstständige oder Konzern.
• Bis 31.12.2026: Beim Versand sind weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt (mit Einverständnis des Empfängers).
• Ab 01.01.2027: Pflicht-Versand für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €.
• Ab 01.01.2028: Pflicht-Versand für alle B2B-Umsätze.

ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die EN-16931-Norm. XRechnung ist reines XML — ohne Sichtkomponente. Sie sehen die Rechnung erst, wenn ein Viewer das XML rendert. ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3: Mensch sieht das gewohnte PDF, Maschine liest das eingebettete XML. Für die Mandantenkommunikation ist ZUGFeRD die freundlichere Wahl, an Behörden geht oft XRechnung.

Konkrete To-Dos für Ihre Kanzlei

• Mandanten informieren — viele wissen noch nicht, dass die Empfangs-Pflicht bereits gilt.
• Eingangs-Postfach für E-Rechnungen festlegen (eigene E-Mail-Adresse oder Mandanten-Portal).
• Belegvorprüfer mit ZUGFeRD- und XRechnung-Parser einsetzen, damit strukturierte Daten ohne OCR-Verlust ankommen.
• Archivierung GoBD-konform sicherstellen — XML muss unveränderbar mit Hash-Chain abgelegt werden.
• Versand-Pflicht 2027/2028 jetzt vorbereiten, nicht erst im Q4 2026.

Wo buchungswerk.ai hilft

buchungswerk.ai liest ZUGFeRD und XRechnung strukturiert ein — ohne den OCR-Umweg, der bei PDFs zu Fehlern führt. Das XML wird validiert (Schematron), geparst und in den Buchungsvorschlag überführt. Die Original-XML landet revisionssicher im Audit-Trail. Sie als Kanzlei sehen den Vorschlag mit Konfidenz-Ampel und können in DATEV oder Lexware exportieren, ohne das System zu wechseln.