Mandanten-Onboarding in 15 Minuten — der Weg von Null auf live

Christine Wagner hat es ausprobiert: vom ersten Klick „Neuer Mandant” bis zum ersten verarbeiteten WhatsApp-Beleg dauert es bei einem regulären KMU etwa 15 Minuten. Voraussetzung: die wichtigsten Stammdaten sind aus dem DATEV-Stammdatenblatt verfügbar.

Minute 1-3: Stammdaten

Der Onboarding-Agent fragt im Dialog die nötigen Felder ab: Firmenname, Steuernummer, Mandanten-Nummer für DATEV/Lexware, Adresse, Ansprechpartner. Das DATEV-Stammdatenblatt können Sie fotografieren — der Agent extrahiert die Felder per OCR und stellt sie Ihnen zur Bestätigung vor. Schneller als jedes Formular.

Minute 4-7: Branchen-Card

Welche Branche, welcher Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), welche Besteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung)? Diese drei Antworten reichen, damit die KI von Anfang an branchenpassende Konten vorschlägt. Bei Bauhandwerk wird automatisch §13b vorgeprüft, bei Gastronomie KassenSichV-konform behandelt, bei Heilberufen umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 14 — die Logik kommt aus der Branchen-Card.

Minute 8-10: Spezialregeln

Hat der Mandant Sonderkonten? Gibt es Lieferanten, die immer auf ein bestimmtes Konto gehen? Sind Freistellungsbescheinigungen vorhanden? In den Spezialregeln tragen Sie ein, was die KI nicht erraten kann. Das ist die wichtigste Investition — sie zahlt sich ab dem ersten Beleg aus.

Minute 11-13: Export-Konfiguration

Wohin geht der Export? DATEV-EXTF, Lexware, sevdesk, Sage — Sie wählen das Zielsystem und tragen die nötigen Identifier ein (z. B. Mandanten-Nummer, Berater-Nummer). Die Pipeline ist sofort bereit. Ein Test-Export mit einem Demo-Beleg zeigt Ihnen, dass die Konfiguration passt.

Minute 14-15: Mandanten-Kontakt

Letzte Schritte: WhatsApp-Nummer des Mandanten eintragen (für Foto-Intake), E-Mail-Adresse für E-Rechnungen festlegen, eventuell Berechtigungen verteilen, wenn mehrere Personen mit dem Mandanten arbeiten. Fertig — der nächste Beleg läuft komplett durch die Pipeline.

Was danach kommt (nicht in den 15 Minuten)

Drei Monate Vergangenheits-Import: wenn Sie Belege rückwirkend in die Pipeline einlesen möchten (z. B. um die KI auf historischen Daten zu kalibrieren), läuft das im Hintergrund. Das ist kein Onboarding-Schritt, sondern ein Datenimport — Zeit dafür: meist über Nacht.

• EXTF-Import der letzten 3 Monate für KI-Kalibrierung
• Ggf. PSD2-Banking-Anbindung für Bankabgleich
• Mandanten-Info-Mail mit den drei wichtigsten Hinweisen verschicken
• Erstes Monatsende mit dem Mandanten gemeinsam durchgehen