Wie viel Zeit sparen Sie wirklich? Eine Rechnung für 50 Mandanten

Auf jeder zweiten Anbieter-Website steht „90 % Zeitersparnis”. Klingt großartig — sagt aber wenig. Was zählt, ist die konkrete Stunde, die nicht mehr in die Vorerfassung fließt, sondern in Beratung, Akquise oder Feierabend. Hier ein Rechenbeispiel für eine angenommene Kanzlei: 50 Mandanten, ~5.000 Belege pro Monat, 25 Arbeitstage. Alle Zeiten und Anteile sind Annahmen, keine Messwerte — setzen Sie Ihre eigenen ein.

Die Ausgangslage

Annahme: Eine manuelle Belegvorerfassung dauert 2-4 Minuten pro Beleg, wenn der Beleg sauber ist; bei §13b-Bauleistungen, Bewirtungsbelegen mit Aufteilung oder schlecht gescannten Belegen deutlich länger. Für das Beispiel setzen wir 3 Minuten pro Beleg an:

• 5.000 Belege/Monat × 3 Min = 15.000 Min = 250 Stunden
• 250 Stunden / 25 Arbeitstage = 10 Stunden pro Tag — über die ganze Kanzlei verteilt
• Bei einem Belastungssatz von 45 €/h: 11.250 € reine Vorerfassungskosten pro Monat

Was ändert sich mit KI-Vorprüfung?

Die KI übernimmt nicht 100 % — das wäre unrealistisch und im Sinne der StBerG auch nicht erwünscht. Für das Rechenbeispiel nehmen wir diese Verteilung an (keine Messung):

• Grün (Konfidenz ≥ 0,90): ~70 % der Belege. Sichtkontrolle ~15 Sekunden.
• Gelb (0,80-0,89): ~20 % der Belege. Prüfung ~1 Minute.
• Rot (< 0,80): ~10 % der Belege. Bearbeitung ~3 Minuten.

Auf 5.000 Belege gerechnet:

• 3.500 grüne × 15 Sek = 875 Min
• 1.000 gelbe × 60 Sek = 1.000 Min
• 500 rote × 180 Sek = 1.500 Min
• Summe: 3.375 Minuten = 56,25 Stunden

Das Ergebnis

Im Rechenbeispiel sind das keine 90 %, sondern 77 %. Wie viel es in Ihrer Kanzlei ist, hängt von Ihren Belegen und der tatsächlichen Ampel-Verteilung ab.

Was kostet das?

Die Tarife von buchungswerk.ai richten sich nach der Anzahl der Mandanten — den Preis für Ihre Kanzlei rechnet die Preise-Seite aus. Unser Ziel für die Verarbeitungskosten liegt im einstelligen Cent-Bereich pro Beleg (Hybrid-LLM-Stack). Stellen Sie den Tarif der rechnerischen Ersparnis aus Ihrem eigenen Beispiel gegenüber.

Mögliche weitere Effekte

• Weniger Routine-Erfassung kann Mitarbeitende entlasten.
• Bei Außenprüfungen ist der Audit-Trail (Hash-Chain) abrufbar.
• Frei werdende Zeit lässt sich für Beratung nutzen.