Wie viel Zeit sparen Sie wirklich? Eine Rechnung für 50 Mandanten

Auf jeder zweiten Anbieter-Website steht „90 % Zeitersparnis”. Klingt großartig — sagt aber wenig. Was zählt, ist die konkrete Stunde, die nicht mehr in die Vorerfassung fließt, sondern in Beratung, Akquise oder Feierabend. Hier eine Rechnung an einer typischen Kanzlei: 50 Mandanten, ~5.000 Belege pro Monat, 25 Arbeitstage.

Die Ausgangslage

Eine durchschnittliche manuelle Belegvorerfassung kostet 2-4 Minuten pro Beleg — wenn der Beleg sauber ist. Bei §13b-Bauleistungen, Bewirtungsbelegen mit Aufteilung oder fehlerhaft gescannten Belegen sind 8-12 Minuten realistisch. Setzen wir konservativ 3 Minuten pro Beleg an:

• 5.000 Belege/Monat × 3 Min = 15.000 Min = 250 Stunden
• 250 Stunden / 25 Arbeitstage = 10 Stunden pro Tag — über die ganze Kanzlei verteilt
• Bei einem Belastungssatz von 45 €/h: 11.250 € reine Vorerfassungskosten pro Monat

Was ändert sich mit KI-Vorprüfung?

Die KI übernimmt nicht 100 % — das wäre unrealistisch und im Sinne der StBerG auch nicht erwünscht. Realistische Verteilung im Pilot bei Wagner-Kanzlei:

• Grün (Konfidenz ≥ 0,90): ~70 % der Belege. Sichtkontrolle ~15 Sekunden.
• Gelb (0,80-0,89): ~20 % der Belege. Prüfung ~1 Minute.
• Rot (< 0,80): ~10 % der Belege. Bearbeitung ~3 Minuten.

Auf 5.000 Belege gerechnet:

• 3.500 grüne × 15 Sek = 875 Min
• 1.000 gelbe × 60 Sek = 1.000 Min
• 500 rote × 180 Sek = 1.500 Min
• Summe: 3.375 Minuten = 56,25 Stunden

Das Ergebnis

Das sind keine 90 %, sondern 77 %. Aber 77 % sind eben auch nicht 0 %. Und sie kommen mit einem zweiten Effekt, der schwerer zu beziffern ist: weniger Belegrückstand, weniger Mahnungen an Mandanten, weniger Stress am Monatsende.

Was kostet das?

Die Tarife von buchungswerk.ai richten sich nach der Anzahl der Mandanten — Details auf der Preise-Seite. Bei 50 Mandanten liegt die monatliche Lizenz im niedrigen vierstelligen Bereich. Die Verarbeitungskosten pro Beleg sind durch unseren Hybrid-LLM-Stack im einstelligen Cent-Bereich. Selbst bei voller Lizenz und 5.000 Belegen ist die Investition deutlich kleiner als die 8.719 € Personalkosten-Ersparnis.

Weiche Effekte: was die Rechnung nicht zeigt

• Mitarbeitende erleben spürbare Entlastung — Bindung steigt, Krankheitstage sinken.
• Mandanten-Onboarding wird schneller — kein Engpass mehr bei Wachstum.
• Außenprüfungen werden entspannter — Hash-Chain und Fundstellen-Log sind auf Knopfdruck da.
• Die Kanzlei kann höherwertige Beratung anbieten, weil Routine wegfällt.