DATEV-Export: EXTF generieren und einlesen
Wie Sie freigegebene Belege als DATEV-EXTF exportieren und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einlesen — inklusive der häufigsten Stolperfallen mit Encoding und Mandanten-Nummern.
Voraussetzungen
- DATEV-Mandanten-Nummer und Berater-Nummer in der Mandanten-Card hinterlegt
- Mindestens ein Beleg ist freigegeben
- Zugang zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen für den Import
So funktioniert es Schritt für Schritt
Export öffnen
Aktion
Öffnen Sie den Mandanten, Reiter „DATEV-Sync”, und klicken Sie auf „Datei exportieren (Lexware/DATEV)”.
Erwartetes Ergebnis
Der Dialog „Export-Optionen” öffnet sich.
Export öffnen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Format und Zeitraum wählen
Aktion
Wählen Sie als Format „DATEV-EXTF” sowie Jahr und Monat.
Erwartetes Ergebnis
Format, Jahr und Monat sind gesetzt.
Format und Zeitraum wählen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Datei generieren
Aktion
Lösen Sie den Export aus. Die Datei wird in Windows-1252 erstellt und heruntergeladen. Erscheinen Hinweise (z. B. fehlende Pflichtfelder), prüfen Sie diese vor dem Import.
Erwartetes Ergebnis
Sie erhalten eine .csv-Datei mit DATEV-Header und Buchungszeilen.
Datei generieren
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
In DATEV einlesen
Aktion
Öffnen Sie DATEV Rechnungswesen, wählen Sie den Mandanten und wählen Sie den Import für den Buchungsstapel (EXTF). Die Menüführung kann je nach DATEV-Version abweichen.
Erwartetes Ergebnis
DATEV erkennt das EXTF-Format und zeigt eine Vorschau der zu importierenden Buchungen.
In DATEV einlesen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Importieren und prüfen
Aktion
Bestätigen Sie den Import. DATEV legt die Buchungen als Stapel an — noch nicht festgeschrieben. Prüfen Sie eine Stichprobe und schreiben Sie dann fest.
Erwartetes Ergebnis
Im Buchungsstapel sehen Sie die importierten Sätze mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Belegfeld 1 (Beleg-Identifikator von buchungswerk.ai).
Importieren und prüfen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Was tun, wenn …
DATEV meldet „Umlaute fehlerhaft” beim Import.
Das EXTF von buchungswerk.ai ist Windows-1252-kodiert (DATEV-Standard). Wenn Sie die Datei zwischendurch in einem Tool öffnen, das auf UTF-8 umkonvertiert, gehen Umlaute kaputt. Datei direkt aus dem Download nach DATEV importieren.
„Mandanten-Nummer ungültig” beim Import.
Prüfen Sie zwei Werte: in buchungswerk.ai-Mandanten-Card muss die DATEV-Mandanten-Nummer korrekt eingetragen sein, und Sie müssen in DATEV den passenden Mandanten ausgewählt haben. Tippfehler einer Stelle reicht für die Ablehnung.
DATEV-Berater meckert wegen Steuerschlüssel.
Die Steuerschlüssel von buchungswerk.ai folgen dem DATEV-Standard (z. B. 9 für 19 % USt, 8 für 7 %). Wenn Ihre Kanzlei eigene Schlüssel verwendet, hinterlegen Sie die Übersetzung in der Mandanten-Card — der Export-Adapter berücksichtigt das.
Bereit, die Vorerfassung abzugeben?
Belege rein, vorkontierte Buchungsvorschläge raus. Mit Ampel und GoBD-Audit-Trail — die Freigabe bleibt bei Ihnen.