Mahnwesen: Mahnstufen 1, 2 und 3
Welche Rechnung ist überfällig, welcher Mandant bekommt heute eine Mahnung — und in welcher Stufe? buchungswerk.ai hilft Ihnen, das systematisch und höflich zu lösen.
Voraussetzungen
- Ausgangsrechnungen sind im System (Rechnungs-Modul aktiviert)
- Zahlungsziele in den Mandanten-Stammdaten festgelegt
- E-Mail-Versand-Adresse für den Mandanten konfiguriert
So funktioniert es Schritt für Schritt
Mahn-Übersicht öffnen
Aktion
Wählen Sie im Mandanten-Menü „Rechnungen → Mahnwesen”. Sie sehen alle offenen Rechnungen, sortiert nach Überfälligkeit.
Erwartetes Ergebnis
Die Liste zeigt pro Rechnung den Tag der Überfälligkeit, die vorgeschlagene Mahnstufe (1/2/3) und einen „Mahnung vorbereiten”-Button.
Mahn-Übersicht öffnen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Mahnstufe prüfen
Aktion
Die Software schlägt eine Stufe vor: Stufe 1 nach 14 Tagen Überfälligkeit (freundliche Erinnerung), Stufe 2 nach 28 Tagen (nachdrücklich), Stufe 3 nach 45 Tagen (letzte Mahnung).
Erwartetes Ergebnis
Die Stufen-Empfehlung berücksichtigt eventuell bereits versendete frühere Mahnungen — Stufe 2 erscheint nur, wenn Stufe 1 verschickt wurde.
Mahnstufe prüfen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Mahnung-Vorschau ansehen
Aktion
Klicken Sie „Mahnung vorbereiten”. Sie sehen den vorformulierten Text — höflich, professionell, mit dem korrekten Verzugszinssatz und der überfälligen Summe.
Erwartetes Ergebnis
Die Vorschau zeigt PDF-Look und E-Mail-Text. Sie können beide editieren, bevor Sie senden.
Mahnung-Vorschau ansehen
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Vor Versand: Mandanten-Kontext prüfen
Aktion
Schauen Sie kurz in die Mandanten-Card: Gibt es eine Sondervereinbarung? Ist der Mandant gerade in Krankheit / Urlaub? Manchmal lohnt ein Anruf statt einer Mahnung.
Erwartetes Ergebnis
Die Mandanten-Card-Notizen erscheinen rechts in einer Seitenleiste — Sie sehen den Kontext beim Versenden.
Vor Versand: Mandanten-Kontext prüfen
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Versand
Aktion
Wenn alles passt, klicken Sie „Mahnung versenden”. Die E-Mail geht raus, das PDF wird im Mandanten-Archiv abgelegt, der Versand wird im Audit-Log dokumentiert.
Erwartetes Ergebnis
Die Rechnung wechselt in der Übersicht in den Status „Mahnung Stufe X verschickt am [Datum]”. Die nächste Stufe wird automatisch terminiert.
Versand
Screenshot folgt mit Pilot-Roll-out
Was tun, wenn …
System schlägt Mahnstufe 3 vor — Mandant hat aber noch keine vorherigen erhalten.
Vermutlich ist die Rechnung extrem überfällig (> 45 Tage). Sie können trotzdem mit Stufe 1 starten — wählen Sie die Stufe manuell. Höfflich bleibt höflich.
Mahnung wurde versendet, aber Mandant sagt, er hat sie nicht bekommen.
Prüfen Sie im Audit-Log das Sendedatum und den Versand-Status. Bei „delivered” ist die E-Mail beim Provider angekommen. Spam-Ordner ist die häufigste Erklärung — empfehlen Sie dem Mandanten, Ihre Absenderadresse in seine Allowlist aufzunehmen.
Bereit, die Vorerfassung abzugeben?
Belege rein, fertige Buchungssätze raus. Mit Ampel, Fundstelle und GoBD-Audit-Trail — die Freigabe bleibt bei Ihnen.